نموذج محضر الجمع العام الاستثنائي للسنديك

مقدمة:

عقد الجمع العام الاستثنائي لمجلس اتحاد الملاك يعتبر خطوة هامة تُتخذ عندما تتطلب الظروف اتخاذ قرارات عاجلة تتعلق بالميزانية، المشاريع الجديدة، أو تعيين وكلاء جدد. هذا الاجتماع يتم خارج الإطار الزمني العادي ويهدف إلى مناقشة قضايا طارئة تهم إدارة المجمع السكني.

1- ما هو الجمع العام الاستثنائي؟

الجمع العام الاستثنائي هو اجتماع يتم عقده عند الحاجة لاتخاذ قرارات عاجلة أو تغيير النظام الأساسي. تُطرح خلاله مواضيع هامة مثل الميزانية والتصويت على المشاريع التي تهم الملاك.

2- أهمية الجمع العام الاستثنائي

عقد الاجتماعات الاستثنائية يتيح للملاك فرصة اتخاذ قرارات سريعة وفعالة بشأن المشكلات الطارئة في المجمع. يساهم ذلك في حل المشكلات بشكل أسرع والحفاظ على استمرارية الإدارة الجيدة.

3- إجراءات الجمع العام

يجب استدعاء جميع الملاك برسالة رسمية تتضمن جدول الأعمال، ومن ثم التصويت على القرارات بعد مناقشتها بالتفصيل. يتم تسجيل جميع التفاصيل في محضر رسمي يُوزع على الملاك لاحقًا.

4- نماذج جاهزة لمخضر الجمع العام الاستثنائي للسنديك

يمكن أن يتم عقد الجمع العام الاستثنائي في أي وقت إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير النظام الأساسي للمؤسسة، أو تعيين مجلس إدارة جديد، أو اتخاذ قرارات حول قضايا تتعلق بامور الاقامة السكنية والتي تتطلب اتخاذ قرارات فورية.

ويتم دعوة الأعضاء إلى الجمع العام الاستثنائي عبر رسالة مضمونة التوصل أو بواسطة إشعار رسمي يحدد جدول الاعمال للاجتماع، ويتم تطبيق نفس الإجراءات التي تتبع في الجمع العام العادي، باستثناء أن الجمع العام الاستثنائي يعقد عند الحاجة فقط.

ويتم إعداد محضر الجمع العام الاستثنائي لتسجيل ما تمت مناقشته واتخاذه من قرارات، وتجدون اسفله نموذج محضر الجمع العام الاستثنائي للسنديك لمناقشة الميزانية ونموذج اخر يخص محضر الجمع العام الاستثنائي للسنديك ااثر استفالة الرئيس، مع روابط تحميل كل نموذج في ملف الوود doc أسفله كالتالي:

1- محضر الجمع العام الاستثنائي

انعقد في يوم......................... على الساعة السادسة زوالا ب................................ الجمع العام الاستثنائي لمجلس اتحاد الملاك المشتركين لإقامة "الاندلس"

ترأس الجمع العام الاستثنائي السيد .................... كرئيس والسيد .......................... كمقرر.

ذكر الرئيس في البداية أنه سبق استدعاء الملاك المشتركين قبل 15 يوما من تاريخه لعقد الجمع العام الاستثنائي.

بعد تسجيل الحاضرين في لائحة الحضور، قام الرئيس بإعطاء الكلمة للسيد وكيل الاتحاد الذي قدم عرضا مختصرا حول مستجدات قانون الملكية المشتركة، انتقل بعدها لتقديم الميزانية التقديرية لتحمل النفقات بالنسبة للسنة الموالية، حيث ذكر أن موارد الاتحاد تقدر بـسبعون ألف درهم (70.000,00dh) شهريا مقسمة على الشكل التالي :

نوع الملك	العدد	المساهمة الشهرية	مجموع المساهمات الشهرية
الشقق	500	100.00 درهم	50000.00 درهم
المحلات التجارية	100	200.00 درهم	20000.00 درهم
المجموع			70000.00 درهم

ثم قام السيد وكيل الاتحاد باقتراح مشروع الميزانية التقديرية التالي على أنظار الجمع العام:

الخدمة	القيمة الشهرية
تكاليف خدمة الحراسة	15000 درهم
تكاليف النظافة والبستنة	9500 درهم
تكاليف الإنارة الداخلية	1500 درهم
أتعاب المحامي	1000 درهم
المصاريف القضائية	1000 درهم
تكاليف المصاعد الكهربائية	10000 درهم
تكاليف صيانة البئر والهاتف الداخلي	4000 درهم
تكاليف وصيانة كاميرا المراقبة	4000 درهم
تكاليف المحافظة على الملكية المشتركة	1500 درهم
صيانة أجهزة الماء والكهرباء	1000 درهم
تكاليف الكاتبة	2500 درهم
تكاليف مكتبية	1000 درهم
المجموع	52000 درهم

تمت مناقشة هذا المقترح من طرف الحاضرين قبل أن يتم التصويت عليه بالإجماع.

انتقل بعدها السيد وكيل الاتحاد لتلاوة المشاريع المقترحة من طرف السكان:

1- إتمام الأبواب العازلة: تم التصويت عليه بالإجماع.

2- تركيب الباب الرئيسي الثاني طبقا للمخطط المعماري للإقامة : تم التصويت عليه بالإجماع.

3- إتمام تشغيل البئر: تم التصويت عليه بالإجماع.

4- وضع نظام المراقبة بكاميرات المراقبة طبقا للمداولة رقم ............. تم التصويت عليه بالإجماع.

ثم انتقل السيد الرئيس للتصويت على تعيين السيدات والسادة وكلاء ونواب الوكلاء على مختلف عمارات الإقامة فكانت نتائج التصويت بالإجماع على الشكل التالي :

العمارة	الوكيل	نائب الوكيل
A1
A2
A3
A4
B1
B2
B3
B4

ثم طالب وكيل الاتحاد نيابة عن مجلس الاتحاد كل الملاك بتبليغ المجلس كتابيا بكافة العيوب الداخلية والخارجية لشققهم حتى يتسنى للمجلس طرحها على المنعش العقاري في إطار الضمان الممنوح للشقق.

وفي الأخير تم التصويت بالإجماع على قرار إغلاق مجموعة الواتساب الخاص بسكان الإقامة وتعويضها بـ:

- مجموعة تضم كل ملاك الإقامة تخصص لنشر بيانات مجلس الاتحاد.

- مجموعات تضم كل واحدة منها ملاك كل عمارة تخصص لمناقشة مشاكل العمارة.

قدم الرئيس الشكر للحاضرين وأعلن عن نهاية الجمع العام على الساعة الثامنة مساء.

التوقيعات:

...............

===========

تحميل هذا النموذج من هنا

===========

2- محضر الجمع العام الاستثنائي اثر استقالة الرئيس

محضر الجمع العام الاستثنائي

انعقد يوم السبت .................. على الساعة السادسة زوالا ب......................... الجمع العام الاستثنائي لمجلس اتحاد الملاك المشتركين لإقامة "الزيتون"

بحضور ممثل السلطة ومجموعة من السيدات والسادة الملاك المشتركين بلغ عددهم 75 فردا من أصل 120 من الملاكين المشتركين حسب ورقة الحضور المرفقة بالمحضر.

وترأس الجمع العام الاستثنائي السيد ................... كرئيس والسيد ................... كنائب للرئيس والسيد ..................، وذكر الرئيس في البداية أنه سبق استدعاء الملاك المشتركين قبل 15 يوما من تاريخه لعقد الجمع العام الاستثنائي.

وبعد تسجيل الحاضرين، قام الرئيس بإعطاء الكلمة للسيد ..................... رئيس مكتب الاتحاد الذي ناقش من خلالها ظروف تأسيس المكتب وكذا الأنشطة التي قام بها والصعاب التي واجهته. كما تقدم بالشكر إلى أعضاء المكتب وكذا المتطوعين. ثم تناول بعد ذلك التقرير الأدبي، وأعطيت بعد ذلك الكلمة للحاضرين من أجل الاستفسار والأسئلة الشفوية.

وتمت الإجابة على تساؤلات الحاضرين وصوت لصالح التقرير الأدبي 55 فردا.

بعد ذلك أعطيت الكلمة للسيد ...................... من أجل تلاوة التقرير المالي وصوت لصالحه 49 فردا.

وبعد ذلك قام السيد ................... بتقديم استقالته من المكتب كرئيس على الجمع العام.

وإثر ذلك تم فتح باب الترشح لانتخاب المكتب الجديد لاتحاد الملاك.

وكانت لائحة المترشحين كالتالي:

1- السيد................

2- السيد.................

3- السيد................

وتم إقفالها قبل بداية التصويت من طرف الرئيس.

وبعد إجراء عملية التصويت التي تمت في جو من الشفافية ودون اعتراض من طرف المترشحين والناخبين على حد سواء، حصل السيد ................... على 50 صوتا، كما حصل السيد .............. على 25 صوت.

إثر ذلك قام السيد الرئيس باقتراح تنصيب المكتب الجديد وفق الآتي:

- السيد ...................... : وكيل الاتحاد.

- السيد ...................... : نائب وكيل الاتحاد.

وتم التصويت بالإجماع على تشكيلة المكتب الجديدة.

قدم الرئيس الشكر للحاضرين وأعلن عن نهاية الجمع العام على الساعة الثامنة مساء.

التوقيعات:

...............

==========

تحميل هذا النموذج من هنا

==========

5- أسئلة شائعة: FAQ

- متى يتم عقد الجمع العام الاستثنائي؟ يعقد في أي وقت عند الحاجة لاتخاذ قرارات عاجلة.

- ما هي المواضيع التي تناقش في الاجتماع؟ تتراوح المواضيع بين الميزانية، المشاريع الجديدة، أو التغييرات الإدارية.

- هل الحضور إلزامي لجميع الملاك؟ الحضور مهم ولكن ليس إلزاميًا.

- ما هي الآلية المتبعة في اتخاذ القرارات؟ يتم التصويت على القرارات بعد مناقشتها خلال الاجتماع.

- كيف يتم إبلاغ الملاك عن الاجتماع؟ يتم إرسال إشعار رسمي يتضمن تاريخ وجدول الأعمال.

- هل يمكن تعديل النظام الأساسي في هذا الاجتماع؟ نعم، يمكن تعديل النظام الأساسي بموافقة الحاضرين.

- ماذا يحدث إذا لم يحضر عدد كافٍ من الملاك؟ يُعاد جدولة الاجتماع أو يُعقد بمن حضر إذا نص النظام الداخلي على ذلك.

- هل يمكن التراجع عن القرارات بعد اتخاذها؟ يمكن تعديل القرارات في اجتماعات لاحقة إذا كانت تتطلب تصحيحًا.

- ما هي الإجراءات المتخذة بعد الاجتماع؟ تُوثق القرارات في محضر رسمي ويتم إرسال نسخة إلى الملاك.

- هل يحق لأي مالك طلب اجتماع استثنائي؟ نعم، إذا توفرت أسباب قانونية وموافقة نسبة معينة من الملاك.

خاتمة:

الجمع العام الاستثنائي أداة فعالة تمكن مجلس اتحاد الملاك من التعامل مع القضايا العاجلة التي قد تؤثر على جودة الحياة في المجمع. اتخاذ القرارات بشكل سريع يساعد على تفادي المشاكل المحتملة وضمان استمرارية إدارة المرافق المشتركة بطريقة سلسة.